Google Calendar로 소규모 일정 관리하기

개인적으로는 MS Project의 강력함에 흠뻑 취해있고, Windows환경만 생각한다면 Outlook만으로 충분히 프로젝트 일정 관리를 해낼 수 있지만...
어쩌다보니 그런 환경이 여의치 않을 때 소규모 프로젝트를 관리해야한다면 Google Calendar를 추천합니다. 물론 프로젝트 참여인원 모두가 Google 계정이 있어야 한다는 제약이 있긴 하지만요.

사실 많은 회사에서 인트라넷으로 프로젝트 관리 도구를 사용하고 있습니다만, 지금까지 경험해본 바, 그러한 솔루션들이 구글 캘린더보다 못하더군요.(Outlook보다 못함은 당연하구요.) 물론, ERP환경에서 전자문서결재...등등을 포함하는 기능들은 분명 훌륭합니다만, "일정관리/공유"라는 면에서 본다면 많이 미흡하지요.

하긴, 그나마 그런 인트라넷도 없어서 여전히 엑셀 시트에 달력 그려서 관리하는 곳도 있으니까, 그런 열악한 환경이라면 구글 캘린더를 일정관리에 사용해보는 것도 괜찮겠습니다.

[프로젝트 관리자]
1. 프로젝트 관리자는 프로젝트 이름으로 새로운 Google 계정을 하나 만듭니다. (ex:ourproject@gmail.com)
2. 만들어진 계정으로 접속해서 Google Calendar로 들어간 다음, 왼쪽 하단의 Calendars에 "My Calendar +" 버튼을 클릭해 새 캘린더를 만듭니다.
3. 프로젝트 전체와 관련된 일정 (예:Milestone)을 입력합니다.
4. 이제, 만들어진 캘린더를 프로젝트 멤버들과 공유해야겠지요. "이 캘린더 공유"로 들어가 멤버들의 Google 계정을 사용자로 추가해줍니다. 이 때 옵션은 "모든 이벤트 세부정보 보기"(멤버들이 보기만 하고 변경은 할 수 없습니다.) 로 놓는게 좋겠지요.
5. Trac등의 관리도구를 쓴다면 거기에서 만들어진 일정 데이터를 iCalendar형태로 입력받을 수 있습니다. "기타 캘린더 +" 버튼을 눌러 "공개 캘린더 주소"로 들어가 Trac등에서 만들어진 일정데이터의 iCalendar주소를 입력하면 됩니다.

[프로젝트 멤버]
1. 멤버들은 각각 자신의 구글 캘린더에 접속한 후, 역시 "내 캘린더"를 새로 만듭니다.
2. 캘린더 이름에 자신의 이름을 적어 새로운 개인 업무 일정 캘린더를 만든 후에,
3. 역시 캘린더 공유에서 프로젝트 관리자를 공유 사용자로 추가해줍니다. 이 때 옵션은 "변경 및 공유 관리"로 해두어야 프로젝트 관리자가 각 개별 멤버의 일정을 조정한다든가 하는게 가능해지니 주의.
4. 자신의 캘린더를 수정하면 프로젝트 관리자의 캘린더에도 수정사항이 반영됩니다. 물론 그 반대도 가능.
5. 만약 캘린더 중의 특정 이벤트가 "회의"나 "공동작업"처럼 다른 사람과 공유되어야 할 경우, 이벤트 수정 페이지에서 해당 멤버를 "손님"으로 추가함으로써 이벤트를 공유할 수 있습니다.
6. 프로젝트 관리자가 새 이벤트를 각각의 멤버에게 할당한다든가 커멘트를 남긴다든가 하는 활용법도 있겠지요.
7. Gmail을 통해 여러가지 notifying이 가능하므로 평소에 Gmail 을 볼 수 있는 Alarm기능을 데스크탑에 설치해두는 쪽이 좋겠습니다. (Google Desktop이나, GoogleTalk나... 혹은 Gmail을 자신의 메일 클라이언트에서 받아 볼 수 있게 한다든가...)

[자신의 PIMS와 싱크하기]
안타깝게도, 아직 Google Calendar와 양방향 싱크가 되는 PIMS는 없는 것 같네요.
일단 OSX의 iCal에서는 단방향 싱크는 가능합니다.(Outlook Vista에서도 가능할지도. 테스트는 안해봤습니다.)
사용법은 간단해서, 싱크를 원하는 캘린더를 선택해 설정으로 들어가면 "비공개 주소" 항목에 iCalendar URL이 있습니다. 이 주소를 복사해서 자신의 iCal에 일정 불러오기로 넣어주면, 구글 캘린더에서 변경된 내용이 자신의 iCal에서 확인할 수 있습니다. 마찬가지 방법으로 그 반대방향으로의 싱크도 가능은 합니다만, 일정의 작성은 한군데에서 통일하는 쪽이 좋기 때문에 프로젝트와 관련된 일정의 작성은 구글 캘린더에서, 보기는 iCal에서 보는 쪽을 권합니다.

[작은 팁]
1. "기타 캘린더"를 생성할 때, "캘린더 찾아보기"에 들어가면 휴일 데이터가 있습니다. 저같은 경우 일본 휴일도 필요해서 한국 휴일과 일본 휴일을 모두 추가해서 유용하게 쓰고 있습니다.
2. "비공개 주소"에서 XML이나 HTML 주소를 이용하면 Excel 등에서도 일정 데이터를 쉽게 불러올 수 있습니다. 포매팅이 필요하다면 간단한 프로그램 하나를 짜서 적절하게 리팩토링을 해주는 것도 한 방법이겠지요.

이러이러 해도 MS Project나 Outlook에 비하면 많은 기능이 불편하긴 합니다만...
무료이고, 간단하고, 무엇보다도 OSX에서 문제없이 쓸 수 있다는 점에 억지로(?) 구글 캘린더로 프로젝트 일정관리를 시도해보았습니다. ^_^